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Ya sea que estemos trabajando desde casa o todavía yendo al lugar de trabajo, muchos de nosotros hemos luchado por mantenernos tan productivos como antes de la pandemia.

CNN Business habló con la asesora ejecutiva de productividad de Google, Laura Mae Martin, sobre cómo los empleados pueden mantenerse enfocados y ser más eficientes cuando trabajan desde casa. Esto es lo que tenía que decir:

¿Cómo ha evolucionado su función desde que comenzaron los cierres en marzo?

La productividad siempre fue un tema central en Google y creo que cuando [the pandemic] sucedió, simplemente cambió lo que eso significa, cómo se ve.

La gente está tan acostumbrada a ser productiva en el trabajo, pero ¿cómo se ve eso en casa? De inmediato desarrollé mis mejores consejos para trabajar desde casa y cómo tener el mismo tipo de zancada que se da en la oficina:

Elija un lugar de trabajo. Existen principios científicos que muestran que cuando estás sentado en el mismo lugar y tienes las imágenes, los olores y los sonidos de un lugar, tu cerebro regresa constantemente a lo que estabas pensando en ese lugar. Entonces, incluso si no tiene una oficina en casa, incluso elegir la misma silla en su cocina una y otra vez comenzará a ayudar a su cerebro a ubicarse en ese lugar. Del mismo modo, desea elegir lugares donde nunca trabaja. Si nunca lleva su computadora a su dormitorio, comenzará a poder relajarse más en su dormitorio porque ha creado ese límite.

¿Qué ‘carrera’ estás corriendo? Hay dos grupos de personas por lo que he visto. Tienes a la persona que dice: ‘Wow … Estoy en un lugar donde tengo más tiempo del que nunca he tenido. Solo trabajo todo el día desde casa ‘. Esa persona a la que llamo corredor de maratón. Tienen este día largo y extenso: realmente necesitan pensar en el agotamiento, en la estructura, en el ritmo. Luego están los velocistas, y yo soy uno de esos. Tengo niños pequeños, están en casa de la escuela. Estoy trabajando a chorros. Tengo menos tiempo del que nunca he tenido.

Quieres pensar en cómo se verá afectada tu raza al trabajar desde casa. Cómo puedes ser más productivo y qué carreras corren las personas de tu equipo. Si eres un maratonista, es posible que puedas tener una reunión en cualquier momento del día. Pero tu compañero de equipo podría estar corriendo, por lo que sería mejor preguntarles cuándo es el mejor momento para reunirse.

Planifique con anticipación. Tengo un plan diario que hago para cada día la noche anterior. Te hace mucho más responsable si tienes un horario de hora por hora porque elimina que ‘Estoy sentado, ¿en qué debo trabajar, qué debo hacer?’ Es un contrato para ti mismo.

Acepta los flujos y reflujos. Todos tenemos estos circadianos naturales ritmos. Ellos impulsa nuestro sueño, ya sea que seamos noctámbulos o madrugadores, cuando tenemos energía, y eso también influye en la productividad. Todos tienen estos picos estallidos de productividad, y no son lo mismo. Esta es una especie de oportunidad para preguntarse: ¿Soy el tipo de persona que, sin un viaje diario, puede despertarse y enviar un correo electrónico y disfruto de un entrenamiento a media mañana? ¿O me gustaría tomarme un descanso por la tarde e ir a caminar, donde eso podría no ser factible en la oficina? Averigüe cuáles son sus reflujos y flujos y eso es algo que incluso aplica cuando regresa a la oficina.

¿Qué le dirías a las personas que están abrumadas con su correo electrónico?

Primero, les digo a las personas que saquen cualquier cosa de su bandeja de entrada que no necesiten ver. Incluso si no abre un correo electrónico, ver un correo electrónico consume una pequeña parte de su energía. Entonces, si tiene alias en los que no necesita estar, cualquier cosa de un trabajo anterior, cualquier boletín que no necesite ver, tómese el tiempo para crear un par de reglas o filtros y eliminarlos. Una buena forma es buscar la palabra “cancelar suscripción” porque normalmente es un indicador de que no se le envía directamente.

Dos, todo lo que necesita ver y debe ser importante, como los correos electrónicos directamente de su gerente para usted, debe mostrarse de cierta manera. Tener el [email] emerge con una estrella, banderas, lo que quieras. Tal vez su jefe envíe un correo electrónico a toda la organización, que debería verse diferente al que su jefe le envía a usted.

El último paso … es pensar en tu ropa. Piense en su secadora como su bandeja de entrada: coloque sus correos electrónicos en montones, diciendo que esto es algo que debo hacer más tarde o que debo doblar. Esto es algo de lo que estoy esperando una respuesta o algo que necesito colgar. Pon todo en pilas y luego haz la definición básica de tareas por lotes: doblas, doblas, doblas o respondes, respondes, respondes en un tiempo determinado y las guardas todas a la vez. Así es como pienso en la bandeja de entrada cero. Es secador cero. No es, ‘He abordado cada cosa y he terminado’ porque eso no es realista. Pero significa que he ordenado todo y sé lo que tengo que hacer, y lo tengo en pilas para que mi yo futuro pueda hacerlo rápidamente.

¿Cómo puede una persona saber si realmente está siendo productiva en lugar de simplemente trabajar todo el tiempo?

Existe el error de que cuantas más horas trabaje, más productivo será. Creo que la productividad es un poco diferente a la eficiencia o la producción. Quieres pensar: ¿Establecí intenciones, las completé y las hice bien?

Entonces todas esas cosas son importantes. Todo se reduce a la pieza de planificación. En ese plan diario tengo un recuadro en la parte superior que dice “mañana será un éxito si …” ¿Qué es eso? Siempre habrá más, siempre habrá cosas nuevas, pero realmente estás pensando: ¿Cuáles son mis planes, qué puede esperar y qué estoy logrando? Se trata más de definir cuáles son tus objetivos para saber si los alcanzas.

¿Qué errores comete la gente cuando cree que está siendo productiva?

La cantidad de horas que trabaja no siempre equivale a la producción. Muchas veces es un efecto negativo si trabajas demasiadas horas. La gente está teniendo muchas más reuniones porque no están recibiendo esos puntos de contacto en el trabajo. Pero también quiere pensar en estar en reuniones constantemente todo el día. ¿Es ese realmente el objetivo de su trabajo?

La gente piensa en el tiempo de inactividad o en el espacio en blanco o piensa que el tiempo es un tiempo improductivo, mientras que en realidad es como un café vertido en el que cuanto más tiempo dejes que estas ideas y conversaciones se empapen, será mucho, mucho más rico. Entonces, tener descansos, tener tiempo de inactividad, tener días libres, todas esas cosas realmente lo impulsan hacia adelante.

Laura Mae Martin es asesora ejecutiva de productividad de Google.

¿Crees que las empresas serán más flexibles con la forma en que trabajamos y la programación?

Hay algunas empresas que han tenido esa mentalidad en la que su objetivo final es su producción cada trimestre o lo que sea que se esté midiendo. Pero creo que las empresas más tradicionales pueden tener una mentalidad de 9 a 5. Este tipo de muestra la diferencia de lo que realmente está logrando al hacer que la gente se siente en sus asientos durante ese tiempo versus lo que realmente quiere que hagan. Y eso es lo que estamos midiendo ahora, ya que no sabemos cuándo la gente está poniendo traseros en los asientos en ciertos momentos, por lo que ciertamente creo que ese cambio sucederá, probablemente ya lo haya hecho para las empresas que originalmente tenían reloj de entrada, reloj afuera.

Soy el tipo de persona que trabaja muy bien antes de las 9, pero después de las 3 necesito un pequeño descanso, así que si tuviera que estar en mi asiento de 9 a 5, no sería un empleado tan eficaz. Espero que la gente se esté dando cuenta por sí misma de cuáles son esos flujos y reflujos para que cuando regresemos a la oficina puedan comenzar a adaptar su horario más hacia eso.

Para los padres y cuidadores que trabajan, ¿cuál es el mejor enfoque para evitar sentirse abrumados?

Para mí, es pensar en el tiempo que tengo y ¿cómo puedo aprovecharlo al máximo? Entonces, si sabes que tus hijos están en la escuela virtual y tienes dos horas, tal vez eso es todo lo que tienes en un día, deberías estar tan concentrado en esas dos horas: preparar todo lo que necesitas para hacer las cosas, configurarte tú mismo. arriba, no hay forma de sentarse frente a la computadora y perderse en su correo electrónico pensando ‘Uf, tengo tanto que hacer, solo tengo dos horas’.

Así que tomarse ese tiempo y aprovecharlo al máximo. Creo que hacer demasiadas cosas a la vez es realmente empujar en múltiples direcciones. Así que de la misma manera que daríamos prioridad a un nuevo proyecto, así es como debe priorizar esto. Tal vez no esté haciendo todo lo que hacía antes, tal vez esté recibiendo más ayuda de otros que antes, pensando cómo puede encajar eso de una manera que aún lo haga sentir que puede ser un buen padre, un buen trabajador – todas esas cosas versus esforzarse al máximo tratando de hacerlo todo al mismo tiempo.

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